Política de Tratamiento de Datos Personales

Versión 1.2 — Vigente desde el 30 de agosto de 2026

TENO es una plataforma de software como servicio (SaaS) que permite a los Comercios gestionar y enviar notificaciones relacionadas con sus pedidos, principalmente a través de WhatsApp y/o SMS. Adicionalmente, TENO puede habilitar llamadas de voz como un canal de comunicación independiente.

Para mayor claridad, las llamadas de voz no se consideran notificaciones de mensajería para efectos de métricas operativas y facturación, y podrán tener reglas de uso, cupos y tarifas propias según el plan contratado.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos aplicables al tratamiento de datos personales realizado por TENO, en calidad de Responsable del Tratamiento cuando corresponda, y las condiciones bajo las cuales TENO trata datos personales por cuenta de los Comercios que utilizan la Plataforma, en calidad de Encargado del Tratamiento.

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas colombianas que resulten aplicables en materia de protección de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

Cuando TENO trate datos personales respecto de los cuales determine directamente las finalidades y medios del tratamiento, TENO actuará como Responsable del Tratamiento.

En estos casos, TENO será responsable de los datos personales que recolecte directamente de sus usuarios, solicitantes, Comercios, representantes, administradores, operadores y demás personas que interactúen directamente con la Plataforma o con los servicios de TENO.

Cuando TENO trate datos personales de los Clientes Finales de un Comercio exclusivamente para prestar el servicio de gestión y envío de notificaciones relacionadas con pedidos contratado por dicho Comercio, TENO actuará como Encargado del Tratamiento y el respectivo Comercio actuará como Responsable del Tratamiento, en los términos de la legislación colombiana y de las instrucciones impartidas por dicho Comercio.

En este último escenario, el Comercio determina las finalidades y condiciones del tratamiento de los datos de sus Clientes Finales, mientras que TENO realiza las operaciones necesarias para prestar las funcionalidades contratadas, tales como recibir, almacenar, procesar y utilizar los datos necesarios para generar, enviar y registrar las notificaciones correspondientes.

TENO no participa en la venta, preparación, procesamiento, cobro, entrega ni demás actividades propias de los pedidos realizados entre los Clientes Finales y los Comercios. Su función se limita a proporcionar la infraestructura tecnológica necesaria para que los Comercios puedan gestionar y enviar notificaciones relacionadas con sus pedidos.

La información de contacto de TENO para efectos relacionados con protección de datos personales es:

• Sitio web: teno.com.co
• Correo electrónico: contacto@teno.com.co

En caso de que la operación de TENO sea asumida en el futuro por una persona jurídica diferente, esta información será actualizada en la presente política.

2. Datos personales que tratamos y su origen

Dependiendo del tipo de usuario, relación comercial y funcionalidades utilizadas, TENO podrá tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de documento de identidad o identificación tributaria.
• Nombre del establecimiento o Comercio.
• Correo electrónico.
• Número de celular.
• Dirección, ciudad y departamento.
• Información relacionada con la cuenta y el acceso a la Plataforma.
• Información de facturación y datos necesarios para gestionar la relación contractual.
• Información técnica relacionada con las notificaciones enviadas.
• Registros técnicos y de seguridad, incluyendo dirección IP, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso y eventos de la Plataforma, cuando resulte necesario para la operación, seguridad, prevención del fraude o auditoría.

Los datos podrán ser suministrados directamente por el titular, por un representante del Comercio, por usuarios autorizados del Comercio o registrados por el Comercio dentro de la Plataforma, según corresponda a cada caso.

2.1. Datos de negocios interesados en TENO (formulario "Activar demo")

Cuando una persona diligencia el formulario "Activar demo" en el sitio web de TENO, podremos recolectar los datos necesarios para establecer contacto y gestionar la solicitud, incluyendo:

• Tipo y número de documento de identidad o identificación tributaria del Comercio o de su representante, cuando sea necesario.
• Nombre del Comercio.
• Dirección, ciudad y departamento.
• Número de celular de contacto.
• Correo electrónico de contacto.

Estos datos podrán ser tratados para:

• Atender y gestionar la solicitud de demostración del servicio.
• Contactar al solicitante respecto de la solicitud realizada y de los servicios de TENO.
• Activar y administrar una cuenta demo.
• Crear y configurar la cuenta del Comercio cuando este decida contratar el servicio.
• Gestionar la relación contractual y la suscripción del Comercio.
• Gestionar procesos de cobro y facturación cuando corresponda.
• Atender solicitudes de soporte y servicio al cliente.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y administrativas aplicables.

TENO no venderá ni alquilará estos datos personales a terceros. Cuando sea necesario para prestar sus servicios, podrán ser tratados por proveedores tecnológicos que actúen por cuenta de TENO y bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad aplicables.

2.2. Datos de usuarios del panel administrativo del Comercio

Cuando un Comercio crea usuarios dentro del panel administrativo de TENO, podremos tratar información como nombre, correo electrónico, credenciales de acceso, roles, permisos y registros de actividad asociados al uso de la Plataforma.

Esta información será utilizada para administrar cuentas de usuario, autenticar accesos, gestionar permisos, mantener la seguridad de la Plataforma, registrar actividades relevantes y atender requerimientos relacionados con el servicio.

Las contraseñas no se almacenan en texto plano y son protegidas mediante mecanismos técnicos apropiados para reducir el riesgo de acceso no autorizado.

2.2.1. Extensión de TENO para Chrome

Cuando un usuario inicia sesión en la extensión de TENO para Chrome, la extensión almacena localmente en el perfil del navegador el token de autenticación y la información básica del usuario necesaria para mantener la sesión. La contraseña se utiliza para iniciar sesión, pero no se almacena en la extensión. El usuario puede cerrar la sesión desde la extensión para eliminar esos datos locales.

Para prestar sus funciones, la extensión transmite al API de TENO los datos que el usuario registra o consulta, como números de celular y números de pedido, junto con el token de autenticación. Estos datos se tratan conforme a las finalidades y condiciones descritas en esta política para la gestión de pedidos y el envío de notificaciones.

La extensión no lee el contenido de las páginas web ni la dirección de las pestañas abiertas. Si el usuario activa voluntariamente el botón flotante, la extensión solicita permiso para mostrarlo en sitios web; ese botón solo abre el panel lateral de TENO y no extrae información del sitio.

2.3. Números de celular de los Clientes Finales de cada Comercio

Cuando un Comercio registra en TENO un número de celular correspondiente a un Cliente Final, TENO tratará dicho número por cuenta del Comercio para prestar las funcionalidades contratadas, incluyendo el envío de comunicaciones relacionadas con el estado o disponibilidad del pedido a través de los canales habilitados por TENO.

TENO no participa en la relación comercial entre el Comercio y su Cliente Final ni en las actividades relacionadas con la preparación, venta, cobro o entrega del pedido. TENO únicamente proporciona la infraestructura tecnológica necesaria para que el Comercio pueda enviar notificaciones relacionadas con sus pedidos.

El Comercio será responsable de informar al Cliente Final, antes o al momento de solicitar su número de celular, que dicho número será utilizado para enviarle una notificación relacionada con su pedido, incluyendo, cuando corresponda, comunicaciones a través de WhatsApp, SMS o llamada de voz sobre el estado o disponibilidad del pedido.

El Comercio será igualmente responsable de obtener las autorizaciones que resulten legalmente necesarias o de contar con la base jurídica que corresponda para el tratamiento del número de celular y para su suministro a TENO con esta finalidad.

Para facilitar el cumplimiento de esta obligación, TENO podrá proporcionar dentro de la Plataforma avisos, instrucciones, textos informativos o mecanismos destinados a que el Comercio informe al Cliente Final sobre la finalidad para la cual se solicita su número de celular.

En este escenario:

• El Comercio actúa como Responsable del Tratamiento respecto del número de celular de su Cliente Final y determina las finalidades y condiciones de su tratamiento.
• TENO actúa como Encargado del Tratamiento, tratando el número de celular por cuenta del Comercio y de acuerdo con sus instrucciones.
• TENO utilizará el número de celular para las finalidades necesarias para prestar el servicio de notificaciones contratado por el Comercio.
• Cuando exista una autorización previa, expresa e informada del Cliente Final para recibir comunicaciones comerciales del Comercio, y la funcionalidad se encuentre habilitada, TENO podrá tratar el número de celular para el envío de campañas, promociones y ofertas del respectivo Comercio por los canales autorizados.
• TENO no utilizará los números de celular de los Clientes Finales para realizar publicidad, marketing o comunicaciones comerciales propias de TENO.
• TENO no venderá ni alquilará las bases de datos de los Comercios ni utilizará los números de celular de sus Clientes Finales para construir perfiles comerciales propios.
• TENO podrá almacenar y asociar el número de celular con la información técnica necesaria para generar, enviar y registrar las notificaciones correspondientes.
• TENO podrá comunicar o transmitir los datos a proveedores tecnológicos que actúen como encargados o subencargados del tratamiento cuando ello sea necesario para prestar el servicio, incluyendo proveedores de mensajería, infraestructura tecnológica, almacenamiento y otros servicios necesarios para el envío de las notificaciones.
• TENO podrá registrar información relacionada con las notificaciones, como el Comercio, identificador del pedido, número de celular, fecha y hora de registro, fecha y hora de envío, canal utilizado, estado de la notificación y demás información técnica necesaria para la operación, seguridad y trazabilidad del servicio.
• Cuando un Cliente Final realice nuevos pedidos en el mismo Comercio, TENO podrá utilizar el número previamente registrado para las nuevas notificaciones, siempre que se mantenga la finalidad informada y exista una base jurídica válida para continuar el tratamiento.

El tratamiento del número de celular para el envío de notificaciones relacionadas con pedidos no implica por sí solo autorización para recibir publicidad o comunicaciones comerciales. Para campañas comerciales del Comercio se requerirá una autorización separada, previa, expresa e informada del Cliente Final.

Las autorizaciones comerciales podrán gestionarse mediante mecanismos habilitados en TENO (por ejemplo, casillas de aceptación o flujos de opt-in), conservando evidencias de la aceptación, versión del texto legal aplicable, fecha y demás metadatos necesarios para trazabilidad y cumplimiento.

3. Finalidades del tratamiento

TENO podrá tratar información adicional cuando resulte necesaria para cumplir obligaciones legales, atender solicitudes de los titulares, prevenir fraudes, proteger la seguridad de la Plataforma, resolver controversias o ejercer derechos en procesos administrativos o judiciales.

4. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea exigible.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización cuando resulte procedente y no exista un deber legal o contractual que impida hacerlo.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las disposiciones aplicables.

Cuando TENO actúe como Encargado del Tratamiento respecto de los datos de un Cliente Final, la solicitud podrá ser presentada ante TENO a través de los canales habilitados. Cuando corresponda, TENO podrá remitir o informar la solicitud al Comercio que actúe como Responsable del Tratamiento para que este la gestione conforme a sus obligaciones legales y contractuales.

Para ejercer los derechos correspondientes, el titular podrá comunicarse a: contacto@teno.com.co.

5. Seguridad de la información

TENO implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, destrucción, alteración, divulgación o uso indebido.

Entre estas medidas se encuentran, según corresponda:

• Protección de credenciales y contraseñas mediante mecanismos criptográficos apropiados.
• Comunicación segura mediante HTTPS/TLS.
• Control de acceso basado en roles y permisos.
• Restricción del acceso a información únicamente al personal y proveedores autorizados.
• Registro y monitoreo de eventos relevantes de seguridad y operación.
• Medidas de respaldo, disponibilidad y recuperación de la información.
• Infraestructura tecnológica administrada mediante proveedores especializados.

Aunque TENO adopta medidas razonables de seguridad, ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta frente a todos los riesgos existentes. TENO gestionará los incidentes de seguridad de acuerdo con los procedimientos aplicables y con las obligaciones legales correspondientes.

6. Transmisión y transferencia de datos personales

Para prestar sus servicios, TENO podrá transmitir datos personales a proveedores tecnológicos que actúen por cuenta de TENO o del Comercio correspondiente, según el rol que TENO desempeñe en cada tratamiento.

Entre estos proveedores podrán encontrarse servicios de infraestructura y almacenamiento en la nube, plataformas de mensajería, proveedores de SMS, proveedores de voz/telefonía, correo electrónico, autenticación, monitoreo, analítica, pagos y otros servicios tecnológicos necesarios para la operación de la Plataforma.

Algunos proveedores podrán encontrarse ubicados fuera de Colombia o utilizar infraestructura ubicada en otros países. En estos casos, TENO adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizacionales que resulten aplicables para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos personales y cumplir las normas colombianas correspondientes.

Cuando TENO actúe como Encargado del Tratamiento, las transmisiones realizadas a proveedores tecnológicos estarán destinadas exclusivamente a la prestación de los servicios contratados y se realizarán de acuerdo con las instrucciones del respectivo Responsable del Tratamiento.

7. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron tratados, mientras exista una relación contractual o comercial que justifique su conservación y durante los períodos adicionales que resulten necesarios para cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, contractuales, administrativas o para atender eventuales reclamaciones y ejercer derechos en procesos judiciales o administrativos.

Cuando TENO actúe como Encargado del Tratamiento, la conservación de los datos de los Clientes Finales se realizará de acuerdo con las instrucciones del Comercio y con las obligaciones legales aplicables.

8. Cookies y tecnologías similares

El sitio web y la Plataforma de TENO podrán utilizar cookies y tecnologías similares para mantener sesiones, habilitar funcionalidades esenciales, mejorar el rendimiento, obtener estadísticas de uso y mejorar la experiencia del usuario.

El usuario podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar determinadas cookies. Sin embargo, algunas funcionalidades esenciales del sitio web o de la Plataforma podrían verse afectadas.

9. Datos de menores de edad

TENO no está dirigida específicamente a menores de edad ni busca recolectar deliberadamente datos personales de menores.

Si un Comercio registra accidentalmente el número de celular u otros datos de un menor como parte del proceso de envío de una notificación relacionada con un pedido, el tratamiento se realizará únicamente para la finalidad operacional correspondiente y bajo la responsabilidad del Comercio, quien deberá cumplir las condiciones legales aplicables al tratamiento de datos de menores.

Cuando TENO tenga conocimiento de que se ha realizado un tratamiento contrario a las disposiciones aplicables, adoptará las medidas razonables que correspondan, incluyendo la eliminación o restricción del tratamiento cuando resulte procedente.

10. Confidencialidad

TENO tratará los datos personales de forma confidencial y limitará el acceso a la información a las personas, proveedores y sistemas que requieran dicho acceso para cumplir las finalidades autorizadas, contractuales o legalmente aplicables.

Los proveedores que tengan acceso a datos personales en desarrollo de los servicios deberán cumplir las obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos que resulten aplicables a su actividad.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales podrán presentarse a través del correo: contacto@teno.com.co.

La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Documento de identificación, cuando resulte necesario para verificar la identidad.
• Descripción clara de la solicitud, consulta o reclamo.
• Datos de contacto para recibir la respuesta.
• Los documentos o información que el titular considere necesarios para sustentar su solicitud, cuando corresponda.

Las consultas serán atendidas dentro del término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al solicitante la razón de la demora y la fecha en la que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán atendidos dentro del término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en la que será atendido, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando la solicitud sea presentada ante TENO respecto de datos cuyo Responsable del Tratamiento sea un Comercio, TENO podrá remitir la solicitud al Comercio correspondiente o coordinar con este su atención, de acuerdo con el rol de cada parte y las obligaciones aplicables.

12. Revocatoria de la autorización

Cuando el tratamiento se encuentre basado en la autorización del titular, este podrá solicitar su revocatoria mediante comunicación enviada a contacto@teno.com.co. Este correo constituye el canal de atención para recibir la solicitud del titular y para iniciar el proceso de revocación.

La revocatoria procederá en los términos permitidos por la legislación aplicable y no afectará los tratamientos realizados con anterioridad de manera legítima. La revocatoria tampoco impedirá la conservación o tratamiento de información cuando exista un deber legal, contractual o una finalidad que permita legítimamente su conservación.

Cuando TENO actúe como Encargado del Tratamiento respecto de los datos de un Cliente Final, coordinará la solicitud de revocatoria con el Comercio que actúe como Responsable del Tratamiento, para que este proceda conforme a sus obligaciones legales y contractuales.

Tratándose de autorizaciones para campañas o comunicaciones comerciales del Comercio, el titular podrá revocar su autorización u oponerse a recibir nuevas comunicaciones por los canales habilitados, sin afectar la licitud de los tratamientos realizados con anterioridad.

13. Registro y conservación de evidencias del tratamiento

Cuando resulte necesario para la seguridad, trazabilidad, cumplimiento de obligaciones legales o demostración del tratamiento realizado, TENO podrá conservar registros relacionados con las operaciones efectuadas sobre los datos personales.

En el caso de los datos de Clientes Finales registrados por los Comercios, estos registros podrán incluir información como el Comercio asociado, identificador del pedido, número de celular, fecha y hora de registro, usuario que ingresó la información, canal utilizado, finalidad asociada y demás información técnica necesaria para demostrar y administrar el tratamiento realizado por cuenta del Comercio.

TENO podrá conservar registros relacionados con el envío de las notificaciones, incluyendo fecha y hora de envío, canal utilizado, estado de entrega y demás información técnica necesaria para garantizar la trazabilidad y correcta prestación del servicio.

Estos registros serán utilizados para fines de operación, seguridad, trazabilidad, atención de solicitudes, cumplimiento legal y defensa de derechos.

14. Vigencia y modificaciones

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales permanecerá vigente mientras TENO realice tratamiento de datos personales.

TENO podrá modificar esta política cuando resulte necesario debido a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en los servicios ofrecidos.

Toda modificación será publicada en esta misma página indicando la nueva versión y su fecha de entrada en vigencia. Cuando la legislación aplicable exija obtener nuevamente la autorización del titular, TENO o el Responsable correspondiente adoptará las medidas necesarias para ello.